اضطر عدد كبير من الأشخاص الذين يعملون في مكاتب، إلى العمل عن بعد بسبب تفشي وباء كورونا. وفي أغلب الأحيان أثبت الموظفون نجاحهم في التكيف مع العمل في ظل هذا العالم الجديد، بصورة جيدة، ولكن مازال من الممكن تحسين بعض النقاط ذات الصلة.
ويتلقى استشاري الشؤون الإدارية وخبير الكفاءة، يورجن كورتس، ردود بصورة منتظمة بشأن ما – وما لا – يسير بسلاسة أثناء العمل من المنزل، ويحصر هنا ثلاث من المشاكل الشائعة التي قد تمنع أعضاء فريق العمل من تقديم أفضل ما لديهم:
أولا، التخزين غير المنظم للملفات: حيث يتم حاليا وبصورة متزايدة، التخزين السحابي للبيانات على شبكة الانترنت. وهناك الكثير من المزايا لهذا الاجراء، إلا أنه له أيضا الكثير من المخاطر. فعندما يقوم أعضاء فريق العمل بحفظ الملفات على أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم، وليس من خلال التخزين السحابي، تكون هناك فرصة أكبر لعدم معرفة الموظفين الآخرين بتلك الملفات.
ويجب التأكيد على أن تكون القاعدة الأساسية هي تخزين جميع البيانات بصورة مركزية بقدر الإمكان، وألا يكون التخزين لامركزي إلا عند الضرورة القصوى فقط.
ثانيا، التواصل غير الفعال: حتى قبل تفشي وباء كورونا، كان هناك الكثير من الموظفين الذين يقضون الكثير من الوقت في استعمال البريد الإلكتروني. أما حاليا، فهناك المزيد من قنوات الاتصال التي تم إدخالها والتي يجب في الوقت الحالي أن يتم التعامل بها في الكثير من الشركات.
ويقول خبير الكفاءة: “أنصح هنا بوضع قواعد واضحة بشأن كيفية التواصل والالتزام بالنتائج”. وقد يكون من المنطقي أيضا الاتفاق على القنوات التي يمكن استخدامها والغرض من استخدامها.
ثالثا، سوء إدارة المشاريع: يقول كورتس إنه “في أكثر من 90 بالمئة من المشاريع – وحتى قبل تفشي وباء كورونا – لا يتم الالتزام بالمواعيد المحددة وبالتكاليف”. ويضيف الخبير أنه في ظل عمل الموظفين من المنزل، فإن الامور لم تصر أسهل، حيث يتم إضاعة المزيد من الوقت في توجيه المشروعات.
ويشير إلى أنه من الجيد الاتفاق على قواعد مشتركة من أجل توثيق النتائج، بالإضافة إلى الاتفاق على أداة مشتركة للتعاون وإدارة المشروعات.
اترك تعليقاً